Ablauf
Was geschieht, Woche für Woche.
Ein Automatisierungsprojekt bemisst sich daran, wie viel Aufwand es auf Ihrer Seite verlangt. Hier der reale Kalender eines ersten Ablaufs, und wer wann verfügbar sein muss.
Ein erster Ablauf, vom Auftakt bis zur Produktion
Die Dauern entsprechen der Beobachtung an einem einzelnen Ablauf mit ein bis zwei anzubindenden Programmen.
Woche 1 bis 3
Analyse
Wir verfolgen Ihre realen Dokumente auf einer Stichprobe, erfassen die Ausnahmen und ihre Häufigkeit und prüfen, was Ihre Programme tatsächlich zulassen. Ihr Aufwand: ein halber Tag pro Woche für die Person, die den Prozess kennt. Ergebnis: ein Bericht, der sagt, was automatisierbar ist, zu welchen Kosten, und was nicht.
Woche 4 bis 6
Einrichtung
Zuordnungsregeln, Auslesen der nützlichen Daten, Freigabeliste und Schwellen. Wir arbeiten auf einer Kopie Ihrer Dokumente und rühren Ihre Produktion nicht an. Ihr Aufwand: zwei Sitzungen von je einer Stunde, um die Regeln zu entscheiden.
Woche 7 und 8
Parallelbetrieb
Der Ablauf läuft neben der gewohnten Bearbeitung. Ihr Team arbeitet weiter wie bisher und vergleicht. Das ist die Etappe, in der ein Nein folgenlos bleibt: Nichts ist bereits produktiv.
Woche 9
Entscheid und Umstellung
Die Ergebnisse werden den in Woche 3 schriftlich festgelegten Abnahmekriterien gegenübergestellt. Werden sie erfüllt, wird umgestellt. Sonst wird angepasst oder abgebrochen, und der Analysebericht bleibt bei Ihnen.
Monat 2 bis 3
Nachbesserung nach realer Nutzung
Ein Monat realer Betrieb bringt Ausnahmen zutage, die keine Stichprobe enthielt. Diese Nachbesserung ist vorgesehen und in der Produktivsetzung enthalten, nicht zusätzlich verrechnet.
Warum der Parallelbetrieb nicht verhandelbar ist
Direkt umzustellen heisst, die Ausnahmen in der Produktion zu entdecken, an realen Dossiers mit realen Fristen. Daher rühren die meisten schlechten Erinnerungen an Automatisierung.
Die zwei Wochen Parallelbetrieb kosten Ihr Team Zeit, und es ist der einzige Punkt im Projekt, an dem wir sie wirklich einfordern. Dafür stützt sich die Umstellung auf gemessene Zahlen statt auf eine Vorführung.
Werden die Kriterien nicht erfüllt, ist ein Abbruch ein normales Ergebnis. Er ist vertraglich vorgesehen und löst keine Rechnung für die Produktivsetzung aus.
Was enthalten ist und was nicht
| Thema | Enthalten | Standardmässig nicht enthalten |
|---|---|---|
| Dokumente | Native PDF, Büroformate, Scans mit OCR | Handschrift, von Hand ausgefüllte Formulare |
| Konnektoren | Die im Vertrag aufgeführten Programme | Schnittstellenentwicklung auf Seite des Drittanbieters |
| Freigabe | Freigabeliste und Vorgangsprotokoll | Unterschriftsdelegation, Zahlungsbefugnis |
| Verfügbarkeit | Überwachung zu Geschäftszeiten | Pikettdienst rund um die Uhr, zugesicherte Verfügbarkeit |
| Altbestand | Nein | Die Übernahme eines Altbestands wird gesondert offeriert |
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