Minuten pro Beleg
Zeit zwischen Eingang eines Belegs und einer freigabebereiten Buchung.
Branche
Der Beleg kommt an, die Buchung liegt schon bereit.
Die Arbeit eines Treuhandbüros besteht nicht darin, einen gut lesbaren Betrag von einem PDF abzutippen. Sie besteht darin, zu entscheiden, wie er verbucht wird. Dossivio übernimmt das Erste, nie das Zweite.
Die Ausgangslage
Belege kommen von überall: E-Mail der Kundschaft, Portal, Foto vom Telefon, am Monatsende eingescanntes Couvert. Vor allem kommen sie spät und im Paket, was die Last auf die Tage vor einer Frist zusammendrängt.
Die aufgewendete Zeit fliesst nicht in die Beurteilung, sondern in die Logistik: Kundschaft bestimmen, Periode bestimmen, umbenennen, neu erfassen, prüfen, ob dieselbe über zwei Kanäle eingegangene Rechnung nicht bereits verbucht wurde.
Dazu kommt das Nachfassen. Einer Kundschaft, die nicht antwortet, einen fehlenden Beleg abzuringen, ist Arbeit ohne Wertschöpfung, die niemand gern macht und alle aufschieben.
Was Dossivio übernimmt
- 01
Zuordnen und Dubletten erkennen
Kundschaft, Periode und Belegart werden beim Eingang erkannt, unabhängig vom Kanal. Eine zweimal eingegangene Rechnung wird als wahrscheinliche Dublette gemeldet statt zweimal verbucht.
- 02
Die Buchung vorbereiten
Beträge, Mehrwertsteuer, Datum, Lieferant und Referenz werden ausgelesen und vorgeschlagen. Die Fachperson sieht Beleg und Vorschlag nebeneinander, korrigiert und gibt frei. Die Kontierung bleibt ihr Metier.
- 03
Fehlende Belege verfolgen
Der Stand der erwarteten Belege je Kundschaft wird laufend nachgeführt. Nachfragen werden je Kundschaft gebündelt als Entwurf vorbereitet, mit der genauen Liste des Fehlenden. Ausgelöst wird der Versand von einer Person.
Was bei der Fachperson bleibt
Kontierung, Beurteilung der Abzugsfähigkeit, Behandlung besonderer Steuerfälle und Abschluss. Dossivio erstellt weder eine Steuerauskunft noch eine definitive Buchung und ersetzt die Durchsicht durch eine qualifizierte Fachperson nicht.
Was Sie messen können
Rechtzeitig eingeforderte Belege
Anteil der fehlenden Belege, die in der Eingangswoche statt beim Abschluss erkannt werden.
Verteilung der Last
Verteilung der Arbeit über den Monat, verglichen mit der üblichen Spitze vor den Fristen.
Analyse anfragen
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Sagen Sie uns, welcher Ablauf am meisten Zeit kostet, mit welchen Programmen er arbeitet und wie viele Dossiers pro Monat durchlaufen. Antwort innerhalb von zwei Arbeitstagen, auf Deutsch, Französisch oder Englisch.
- Schweizer Ingenieurarbeit
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