Unbezahlte Rechnungen in der Schweiz: Zahlungserinnerung, Mahnung, Verzugszins und Betreibung

Verzug: Ab wann ist der Kunde in Verzug?

Der Schuldner einer fälligen Rechnung ist in Verzug, sobald der Gläubiger ihn mahnt, das heisst ihn klar zur Zahlung auffordert (Art. 102 Abs. 1 OR). Ohne Mahnung tritt der Verzug schon mit Ablauf des «verabredeten» Verfalltags ein, oder eines Verfalltags, der sich aus einer vorbehaltenen und gehörig vorgenommenen Kündigung ergibt (Art. 102 Abs. 2 OR).

Verzug

Lage des Schuldners, der eine fällige Schuld nach einer Mahnung oder am vereinbarten Verfalltag nicht bezahlt hat. Ab dann läuft der Verzugszins.

Mahnung (Art. 102 OR)

Klare Zahlungsaufforderung; schon eine präzise erste Zahlungserinnerung ist eine Mahnung in diesem Sinn.

Letzte Mahnung

Im Sprachgebrauch das letzte Schreiben vor der Betreibung. Der Schuldner ist oft schon lange vorher in Verzug.

Das auf der Rechnung aufgedruckte «zahlbar innert 30 Tagen»

Seine genaue Tragweite ist umstritten, und dieser Ratgeber zitiert dazu keine Rechtsprechung. Zwei Lesarten bestehen nebeneinander:

• Vereinbarte Frist (Vertrag, angenommene Offerte, akzeptierte AGB): Die Fälligkeit ist ein verabredeter Verfalltag, und der Verzug tritt mit seinem Ablauf ein (Art. 102 Abs. 2 OR). Justis zum Beispiel lässt den Zins ab Ablauf der Zahlungsfrist laufen.
• Nur auf der Rechnung aufgedruckte Frist: Der Gläubiger hat sie allein und nachträglich festgelegt. Laut WEKA genügt eine solche einseitige Frist in der Regel nicht, um den Verzug herbeizuführen: Es braucht eine Mahnung.

Empfehlung: Vereinbaren Sie die Zahlungsfrist vor der Leistung und senden Sie nach Ablauf der Fälligkeit sofort eine klare, datierte Zahlungserinnerung. Für die Zinsen gehen Sie vom vereinbarten Verfalltag aus, sonst von Ihrer ersten klaren Mahnung, am vorsichtigsten vom Ablauf der darin gesetzten Frist.

Verzugszins von 5 %: Berechnung und Grenzen

Ab Verzug schuldet der Schuldner einer Geldschuld einen Verzugszins von 5 % pro Jahr, «selbst wenn die vertragsmässigen Zinse weniger betragen» (Art. 104 Abs. 1 OR). Am 16. August 2023 hat der Bundesrat beschlossen, an diesem festen Satz festzuhalten, statt zu einem variablen Satz zu wechseln; der Artikel ist in der bereits für den 1. Juli 2027 veröffentlichten Fassung unverändert.

Beispiel

Eine Rechnung über 10 000 Franken, seit 45 Tagen in Verzug: 10 000 × 5 % × 45 / 365 = 61.64 Franken Zins. Der Zins wird nur auf dem Kapital berechnet: Bereits aufgelaufene Zinsen tragen keine Zinsen. Mit unserem Rechner können Sie den Verzugszins berechnen und das passende Schreiben vorbereiten.

Mahngebühren: nur wenn sie vereinbart wurden

Mahngebühren sind nur geschuldet, wenn sie klar vereinbart wurden, etwa in einem Vertrag oder in vom Kunden akzeptierten AGB; eine vage Formulierung genügt nicht. Kein Gesetz legt eine Pauschale fest: «Mahngebühren von 20 Franken», die ohne Vereinbarung einfach hinzugefügt werden, haben keine gesetzliche Grundlage.

Ohne Vereinbarung kann der Gläubiger zusätzlich zum Zins von 5 % nur den weiteren Schaden fordern, den er nachweist (Art. 106 OR). Wenn Sie Gebühren verrechnen wollen, legen Sie in Ihren AGB einen Betrag pro Mahnung fest und lassen Sie diese vor der Bestellung akzeptieren.

Mahnung Vorlage: drei Mahnstufen, von der Zahlungserinnerung zur letzten Mahnung

Kein Gesetz schreibt eine Anzahl Mahnungen vor: Der folgende Ablauf ist verbreitete Praxis, keine Pflicht. Jedes Schreiben enthält drei Elemente: was geschuldet ist, eine Frist in Form eines genauen Datums und was danach geschieht.

Zwei Tipps zur Form. Schreiben Sie ein Datum («bis zum 15. Oktober 2026») statt einer Dauer («innert zehn Tagen»), deren Beginn umstritten sein kann. Und senden Sie das letzte Schreiben so, dass Sie den Empfang beweisen können: eingeschrieben oder per E-Mail mit Empfangsbestätigung des Kunden.

Bestreitet der Kunde die Leistung selbst, antworten Sie zuerst in der Sache, bevor Sie weitergehen. Die Vorlagen für alle drei Mahnstufen sind kopierbereit, Zinsen inbegriffen.

Betreibung einleiten: Betreibungsbegehren, Zahlungsbefehl, Rechtsvorschlag

Das SchKG verlangt keine vorgängige Mahnung: Die Mahnung dient dazu, den Verzug und den Zinsbeginn festzulegen, nicht dazu, die Betreibung zu eröffnen.

1. Betreibungsbegehren: Sie richten es schriftlich oder mündlich an das Betreibungsamt (Art. 67 Abs. 1 SchKG). Es enthält Ihren Namen und Wohnort (und die Ihres allfälligen Bevollmächtigten), Name und Wohnort des Schuldners, den Betrag in Schweizer Franken, den Zinsfuss und den Tag, ab dem der Zins gefordert wird, die Forderungsurkunde und deren Datum oder, falls keine besteht, den Grund der Forderung (zum Beispiel «Rechnung Nr. 2026-104 vom 3. März 2026»).
2. Zahlungsbefehl: Nach Eingang des Begehrens erlässt das Betreibungsamt den Zahlungsbefehl, der diese Angaben übernimmt und den Schuldner auffordert, die Forderung samt Betreibungskosten binnen 20 Tagen zu bezahlen (Art. 69 SchKG). Er wird dem Schuldner anschliessend zugestellt.
3. Rechtsvorschlag: Der Schuldner kann innert 10 Tagen nach der Zustellung mündlich oder schriftlich Rechtsvorschlag erheben (Art. 74 Abs. 1 SchKG). Bestreitet er nur einen Teil der Forderung, muss er den bestrittenen Betrag genau angeben, sonst gilt die ganze Forderung als bestritten (Abs. 2).
4. Fortsetzung der Betreibung: Ohne Rechtsvorschlag können Sie das Fortsetzungsbegehren frühestens 20 Tage nach Zustellung des Zahlungsbefehls stellen; dieses Recht erlischt ein Jahr nach der Zustellung (Art. 88 SchKG).
5. Bei Rechtsvorschlag: Die Betreibung steht still. Um sie fortzusetzen, braucht es einen Entscheid, der den Rechtsvorschlag beseitigt (die Rechtsöffnung), erwirkt in einem Gerichts- oder Verwaltungsverfahren; während dieses Verfahrens steht die Jahresfrist still (Art. 88 Abs. 2 SchKG).

Prüfen Sie vor dem Einreichen des Betreibungsbegehrens, dass Betrag, Zinssatz und Zinsbeginn mit Ihrer letzten Mahnung übereinstimmen: Das Betreibungsamt überträgt sie auf den Zahlungsbefehl.

Zweiseitiger Vertrag: Nachfrist ansetzen, dann wählen (Art. 107 und 108 OR)

Bei einem zweiseitigen Vertrag, etwa einem Kauf- oder Werkvertrag, kann die Partei, deren Vertragspartner in Verzug ist, ihm eine angemessene Frist zur nachträglichen Erfüllung ansetzen (Art. 107 Abs. 1 OR). Nach Ablauf dieser Frist kann sie immer noch Erfüllung nebst Schadenersatz wegen Verspätung verlangen; oder, wenn sie es unverzüglich erklärt, auf die nachträgliche Leistung verzichten und Ersatz des aus der Nichterfüllung entstandenen Schadens verlangen oder vom Vertrag zurücktreten (Art. 107 Abs. 2 OR).

Die Frist ist nicht nötig, wenn das Verhalten des Schuldners zeigt, dass sie nutzlos wäre, wenn die verspätete Leistung für den Gläubiger nutzlos geworden ist oder wenn der Vertrag einen festen Termin vorsah (Art. 108 OR).

Für eine bereits erbrachte Leistung bleibt der übliche Weg die Zahlung mit Zinsen, dann die Betreibung. Die Art. 107 und 108 OR dienen vor allem, solange der Vertrag noch läuft; der Entscheid fällt mit einer Beratung.

Unbezahlte Rechnungen vermeiden: AGB, Referenzen und QR-Rechnung

Die meisten Schwierigkeiten einer Mahnung lassen sich lösen, bevor die Rechnung verschickt wird.

• AGB, die vor der Bestellung akzeptiert werden: die Zahlungsfrist (der Verzug tritt dann mit Ablauf des Verfalltags ein, Art. 102 Abs. 2 OR), die Höhe der Mahngebühren und ein Zinssatz, falls er 5 % übersteigen soll (Art. 104 Abs. 2 OR).
• Eine eindeutige Referenz pro Rechnung: mit einer QR-IBAN die 27-stellige QR-Referenz, deren letzte Ziffer eine Prüfziffer ist; mit einer gewöhnlichen IBAN die Creditor Reference RF (ISO 11649). Die Referenz begleitet die Zahlung: Der Zahlungseingang lässt sich der richtigen Rechnung zuordnen, und Sie mahnen keinen Kunden, der schon bezahlt hat.
• Eine konforme QR-Rechnung zu jeder Mahnung: Seit dem 22. November 2025 ist nur noch die strukturierte Adresse zugelassen. Der Kunde bezahlt die Mahnung ohne erneute Eingabe.

Mit unserem Generator können Sie eine QR-Rechnung erstellen, inklusive Referenz, und das Tool QR-Referenz und RF-Referenz berechnet oder prüft die Prüfziffer. Der Ratgeber zur QR-Rechnung erklärt, welche Kombinationen von IBAN und Referenz gültig sind.

Was sich automatisieren lässt und was eine Entscheidung bleibt

Die Schwierigkeit einer Mahnung liegt nicht im Schreiben, sondern darin, sie jedes Mal zum richtigen Zeitpunkt zu versenden, ohne einen Kunden zu mahnen, der schon bezahlt hat. Dieser Teil lässt sich gut automatisieren:

• die Überwachung der Fälligkeiten jeder offenen Rechnung;
• der Abgleich der Zahlungseingänge mit den Rechnungen, dank der Referenz;
• die Vorbereitung der Mahnung der richtigen Stufe als Entwurf, mit berechneten Zinsen und aktueller QR-Rechnung;
• der datierte Nachweis jedes Versands, nützlich, um die Mahnung zu beweisen;
• die Vorbereitung der Daten für ein Betreibungsbegehren: Betrag, Zinssatz, Zinsbeginn, Forderungsurkunde.

Was menschlich bleibt: entscheiden, ob versendet wird, einen guten Kunden schonen, auf eine Bestreitung antworten, eine Betreibung einleiten.

Dossivio Abläufe baut diese Art von Automatisierung in Stundenpauschale, auf Ihren bestehenden Werkzeugen: Buchhaltungs- oder Fakturierungssoftware, E-Mail, Tabellenkalkulation. Die Mahnungen werden als Entwurf vorbereitet; der Versand bleibt die Entscheidung einer berechtigten Person.