Software für die Rechnungserfassung in der Schweiz: Vergleich 2026

Wie wählen Sie eine Software für die Belegerfassung?

Vier Fragen entscheiden die meisten Wahlen: wie viele Rechnungen ohne QR-Code, welche Buchhaltungssoftware, wohin die Daten gehen, wer freigibt.

• Volumen. Zählen Sie die Rechnungen ohne QR-Code pro Monat: Sie verbrauchen die Kontingente. QR-Rechnungen werden in den meisten Schweizer Programmen ohne OCR decodiert.
• Bestehende Buchhaltungssoftware. Ein integriertes Tool braucht keinen zu wartenden Konnektor; ein externes Tool hängt von der Schnittstelle ab. Die API von bexio ist kostenlos (OAuth 2.0); jene von Abacus ist dokumentiert, aber lizenzpflichtig, je Installation; Banana bietet nur eine lokale API mit Lesezugriff (Plan Advanced); jene von WinBIZ ist zertifizierten Partnern vorbehalten; für Crésus wurde keine öffentliche API gefunden.
• Hosting. Das Gesetz schreibt es in der Schweiz nicht vor, aber ein Vertrag, ein Berufsgeheimnis oder Ihre Kunden können es verlangen.
• Wer freigibt. Eine einzelne Person, mehrere Freigebende mit Schwellenwerten oder ein Treuhandbüro mit vielen Mandanten: Die Freigabeprozesse unterscheiden sich.

Um Ihr Volumen und Ihre Zeit pro Rechnung zu messen, folgen Sie der Methode im Ratgeber «Eingangsrechnungen automatisieren».

Vergleichstabelle: Software für die Rechnungserfassung in der Schweiz

Die erste Tabelle deckt die in Schweizer Buchhaltungsprogramme integrierte Erfassung ab, die zweite die spezialisierten Tools und die DMS. Preise per 27. September 2026, ohne befristete Rabatte.

Integrierte Erfassung: bexio, Abacus DeepO, KLARA, Banana, Crésus, WinBIZ

Spezialisierte Tools, IDP und DMS

Wann das integrierte Tool Ihrer Buchhaltungssoftware genügt

In vielen KMU genügt das integrierte Tool und bleibt das einfachste: kein Konnektor, kein zweites Abonnement, keine Daten zwischen zwei Anbietern. Das ist der Fall, wenn:

• die meisten Ihrer Rechnungen QR-Rechnungen sind, die bexio (ab Advanced), Crésus, Banana, WinBIZ und Proffix bereits lesen;
• Ihre Rechnungen ohne QR-Code unter dem Kontingent Ihres Pakets bleiben (50 pro Monat in bexio Advanced, 100 in Optima);
• Sie eine einzige Gesellschaft führen, mit einer oder zwei freigebenden Personen und einem einzigen Eingangskanal;
• Sie mit Abacus arbeiten, wo DeepO nativ mit dem Freigabeprozess der Kreditoren verbunden ist.

Vergleichen Sie dann den Preis des höheren Pakets Ihrer Software mit jenem eines externen Tools. Um eine erhaltene QR-Rechnung zu kontrollieren, genügt unser Werkzeug QR-Rechnung prüfen.

Wo werden die Daten gehostet? Was jeder Anbieter angibt

Das DSG schreibt kein Hosting in der Schweiz vor. Es regelt die Auftragsbearbeitung (Art. 9) und die Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland (Art. 16 und 17). Die Staaten der EU und des EWR gehören zu den Ländern mit angemessenem Schutz; die USA nur für Unternehmen, die unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind (Anhang 1 DSV).

Was die Anbieter schreiben, Vorbehalte inbegriffen:

• bexio: Personendaten ausschliesslich in der Schweiz gespeichert und bearbeitet; laut derselben Datenschutzerklärung jedoch verschlüsselte Backups «in der Schweiz und im Ausland» und mögliche Empfänger in Europa und in den USA.
• DeepBox und DeepO: Dokumente auf Servern in der Schweiz; Dienstleister ausserhalb der Schweiz für Zusatzfunktionen (Analyse von Lebensläufen, Links der App) und externe KI-Tools in der internen Arbeit.
• Doxis: Azure in den Niederlanden. Dext: AWS in Irland, OCR bei Google Cloud, Rechtsraum EU oder USA. GetMyInvoices und Candis: Deutschland.
• Rossum: AWS nach Wahl, ohne Schweizer Option. DocuWare: Schweizer Kunden aus Irland bedient, Kopie in den Niederlanden (Dokument von 2022). Perk: AWS in Irland; heutiges Hosting der früheren Yokoy-Kunden nicht veröffentlicht.

Ein zwischen zwei Tools eingefügter Konnektor verschiebt die Daten ebenfalls: Zapier hostet ausschliesslich in den USA; Make bietet EU oder USA an, eine endgültige Wahl bei der Erstellung der Organisation. Zu Dossivio siehe die Seite Datensouveränität.

Fallstricke beim Lesen eines Vergleichs

Die häufigen Fehler: veraltete Namen, falsch gelesene Kontingente, Preise auf unterschiedlicher Grundlage verglichen.

• Geänderte Namen. Sage Schweiz wurde 2021 von Infoniqa übernommen (Produkte ONE Start, ONE 50, ONE 200), einer Gruppe, die seit dem 15. September 2026 unter der Marke Suiteify auftritt und auch Run my Accounts besitzt. Klippa wurde zu Doxis; Yokoy wurde von TravelPerk übernommen, heute Perk, und nicht von Emburse; Receipt Bank heisst Dext.
• DeepV ist nicht DeepO. DeepV dient der Datenvisualisierung; das Auslesen von Rechnungen ist DeepO.
• «Unbegrenzte OCR». Bei bexio ist nur Ultimate unbegrenzt, mit einem Fair Use von rund 1 000 Scans pro Monat.
• Inklusive oder exklusive MWST. Banana weist seine Schweizer Preise inklusive MWST aus: Vergleichen Sie auf gleicher Grundlage.
• Partnerpreise. Die für Abacus kursierenden AbaWeb-Tarife sind Einkaufspreise für Dienstleister, keine öffentlichen Preise.
• Zertifizierungen des Hosters. Manche ISO- oder SOC-Listen sind jene von Azure oder des «Cloud Host», nicht des Anbieters (festgestellt bei Klippa und Candis).
• Willkommensrabatte. Die im September 2026 für Neukunden angezeigten Rabatte (bexio, KLARA) sind keine Referenzpreise.

Wann ein Dienst wie Dossivio sinnvoll ist

Ein Dienst zur Aufbereitung der Belege lohnt sich, wenn das Problem nicht mehr das Auslesen einer Rechnung ist, sondern alles drumherum:

• mehrere Kanäle (E-Mail, Post, Portal, Fotos), die schon vor dem Auslesen zusammenzuführen sind;
• viele Mandanten: Jeder Beleg muss ins richtige Dossier und ins richtige Geschäftsjahr;
• Ausnahmen (ausländische Rechnungen, unleserliche Belege, Dubletten), die mit ihrem Grund in einer Liste zu bearbeiten sind;
• die systematische Prüfung der IBAN vor der Zahlung, über das punktuelle Werkzeug IBAN prüfen hinaus;
• fehlende Belege, die nachzufordern sind, wenn das mehr Zeit kostet als die Erfassung;
• ein Hosting in der Schweiz, das Ihre Kunden oder Ihr Vertrag verlangen.

Dossivio Erfassung deckt diese Punkte ab: Eingang per E-Mail, Portal oder Scan, Zuordnung zum Dossier, Auslesen, vorbereitete Buchung, gemeldete Dubletten und IBAN-Änderungen, Nachfragen, Freigabe durch eine berechtigte Person vor jedem Versand und jeder Zahlung, in der Schweiz gehostete Daten. Dossivio Erfassung kostet ab CHF 149 pro Monat exklusive Steuern bis 30 Dossiers; ob Ihre Software genügt, sagt Ihnen die Prozessanalyse (CHF 3 500, Festpreis). Siehe Dossivio Erfassung und die Integrationen.