Minuten pro Rechnung
Vom Eingang bis zur freigabebereiten Buchung, auf einer vergleichbaren Stichprobe.
KMU
Kreditorenbuchhaltung: vom Posteingang bis zur freigegebenen Buchung.
In einem KMU hängt die Kreditorenbuchhaltung oft an ein oder zwei Personen, die öffnen, neu erfassen, freigeben lassen und bezahlen. Dossivio übernimmt Eingang, Auslesen und Kontrollen; Ihr Team behält Freigabe und Zahlung.
Die Ausgangslage
Was Zeit kostet, ist nicht die Buchhaltung.
Rechnungen landen im Postfach des Empfangs, in dem einer Projektleiterin, kommen per Post oder über ein Lieferantenportal. Bevor sie verbucht werden, müssen sie gefunden, geöffnet, zugeordnet, geprüft und von der richtigen Person genehmigt werden.
Die Zeit fliesst in diese Verwaltungsarbeit: einen gut lesbaren Betrag neu erfassen, bei einem Abteilungsleiter eine Genehmigung nachfordern, nachsehen, ob die Rechnung nicht schon bezahlt wurde. Und Fehler kommen teuer zu stehen: eine doppelt bezahlte Dublette, eine von Betrügern ausgetauschte IBAN, eine falsch übernommene MWST.
Die QR-Rechnung hat einen Teil des Problems vereinfacht: Betrag, IBAN und Referenz sind maschinenlesbar. Positionen, MWST, ausländische Rechnungen und Belege ohne QR-Code bleiben aber zu bearbeiten, ebenso der Kreditorenworkflow mit seinen Freigaben.
Was Dossivio übernimmt
- 01
Entgegennehmen und auslesen
Eine eigene E-Mail-Adresse, eine Ablage oder ein Scan: Jede Rechnung wird ausgelesen, der QR-Code decodiert, wenn es einen gibt, der Lieferant erkannt und die Beträge extrahiert.
- 02
Vor der Zahlung prüfen
Wahrscheinliche Dublette, IBAN abweichend von der für diesen Lieferanten bekannten, unstimmige MWST, Betrag über einer Schwelle: Die Rechnung geht mit Begründung in die Ausnahmeliste.
- 03
Rechnungsfreigabe, dann Übergabe
Die richtige Person genehmigt nach Ihren Schwellen; Buchung und Beleg gehen an Ihre Buchhaltungssoftware. Die Zahlung lösen weiterhin Sie aus.
Mit Ihrer Buchhaltungssoftware
Die Anbindung hängt davon ab, was der Hersteller öffnet. Details und Quellen stehen auf jeder Seite.
«Teilweise»: Die Buchung trägt die Referenz des von Dossivio archivierten Belegs statt der Datei selbst.
Was bei Ihnen bleibt
Die Genehmigung der Rechnungen, das Auslösen der Zahlungen, die Kontierung von Sonderfällen und der Abschluss. Dossivio bereitet vor und prüft; es zahlt nicht und verbucht nichts definitiv ohne Freigabe.
Was Sie messen können
Dauer der Rechnungsfreigabe
Zeit zwischen dem Eingang und der Freigabe durch die zuständige Person.
Gestoppte Unregelmässigkeiten
Dubletten und IBAN-Änderungen, vor der Zahlung abgefangen.
FAQ
Häufige Fragen
Ab welchem Volumen lohnt es sich?
Ab rund zweihundert Rechnungen pro Monat auf einem Ablauf. Darunter genügt oft die integrierte Belegerfassung Ihrer Buchhaltungssoftware; der Ratgeber zur Belegerfassung hilft bei der Entscheidung.
Folgt der Kreditorenworkflow unserer Organisation?
Ja: Schwellen nach Betrag, Kostenstelle oder Lieferant, in der Analyse mit Ihnen festgelegt und danach anpassbar.
Was geschieht mit der Papierrechnung?
Sie wird digitalisiert und mit ihrem Protokoll archiviert, unter Einhaltung der GeBüV. Siehe den Ratgeber zur Aufbewahrung.
Was kostet es?
Dossivio Erfassung beginnt bei CHF 149 pro Monat; eine Analyse für CHF 3 500 beziffert Ihren Fall. Siehe die Angebote.
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