Minutes par facture
De la réception à l'écriture prête à valider, sur un échantillon comparable.
PME
Les factures fournisseurs, de la boîte mail à l’écriture validée.
Dans une PME, la comptabilité fournisseurs repose souvent sur une ou deux personnes qui ouvrent, ressaisissent, font valider et paient. Dossivio prend en charge la réception, la lecture et les contrôles ; vos équipes gardent la validation et le paiement.
La situation
Ce qui coûte du temps n’est pas la comptabilité.
Les factures arrivent dans la boîte de la réception, dans celle d'un chef de projet, par courrier ou dans un portail fournisseur. Avant d'être comptabilisées, elles doivent être trouvées, ouvertes, attribuées, vérifiées et approuvées par la bonne personne.
Le temps part dans cette intendance : ressaisir un montant lisible, relancer un chef de service pour une approbation, chercher si la facture n'a pas déjà été payée. Et les erreurs coûtent cher : un doublon payé deux fois, un IBAN remplacé par un fraudeur, une TVA mal reprise.
La QR-facture a simplifié une partie du problème : montant, IBAN et référence sont lisibles par une machine. Mais les lignes, la TVA, les factures étrangères et les pièces sans code QR restent à traiter, comme le circuit de validation.
Ce que Dossivio prend en charge
- 01
Recevoir et lire
Une adresse e-mail dédiée, un dépôt ou un scan : chaque facture est lue, le code QR décodé quand il existe, le fournisseur reconnu et les montants extraits.
- 02
Contrôler avant de payer
Doublon probable, IBAN différent de celui connu pour ce fournisseur, TVA incohérente, montant au-dessus d'un seuil : la facture part en exception avec son motif.
- 03
Faire valider, puis transmettre
La bonne personne approuve selon vos seuils ; l'écriture et la pièce partent vers votre logiciel comptable. Le paiement reste déclenché chez vous.
Avec votre logiciel comptable
Le raccordement dépend de ce que l'éditeur ouvre. Détail et sources sur chaque page.
« En partie » : l'écriture porte la référence de la pièce archivée par Dossivio plutôt que le fichier lui-même.
Ce qui reste chez vous
L'approbation des factures, le déclenchement des paiements, l'imputation des cas particuliers et la clôture. Dossivio prépare et contrôle ; il ne paie pas et ne comptabilise rien de définitif sans validation.
Ce que vous pourrez mesurer
Délai d’approbation
Temps entre la réception et la validation par la personne compétente.
Anomalies bloquées
Doublons et changements d'IBAN arrêtés avant le paiement.
FAQ
Questions fréquentes
À partir de quel volume est-ce utile ?
Autour de deux cents factures par mois sur un même flux. En dessous, la lecture intégrée à votre logiciel comptable suffit souvent ; le guide de la saisie des factures aide à trancher.
Le circuit d'approbation suit-il notre organisation ?
Oui : seuils par montant, par centre de coût ou par fournisseur, décidés avec vous au diagnostic et modifiables ensuite.
Que devient la facture papier ?
Elle est numérisée et archivée avec son journal, dans le respect de l'Olico. Voir le guide de la conservation.
Combien ça coûte ?
Dossivio Capture commence à 149 CHF par mois ; un diagnostic de 3 500 CHF chiffre votre cas. Voir les offres.
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Dites-nous quel flux vous coûte le plus de temps, avec quels logiciels il travaille et combien de dossiers passent par mois. Réponse sous deux jours ouvrés, en français, en anglais ou en allemand.
- Ingénierie suisse
- Réponse sous deux jours ouvrés
- Français, allemand, anglais
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