Conservation et archivage électronique des pièces comptables en Suisse

Qui doit tenir une comptabilité et conserver ses pièces ?

Toutes les personnes morales, ainsi que les entreprises individuelles et sociétés de personnes qui ont réalisé plus de 500 000 francs de chiffre d'affaires lors du dernier exercice, doivent tenir une comptabilité et présenter des comptes (art. 957 al. 1 CO).

En dessous de ce seuil, elles peuvent se limiter à une « comptabilité des recettes et des dépenses ainsi que du patrimoine » (art. 957 al. 2 CO). Le principe de régularité s'applique quand même par analogie (al. 3) : chaque enregistrement est justifié par une pièce et reste traçable (art. 957a al. 2 CO).

Pièce comptable

« Tout document écrit, établi sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, qui permet la vérification de la transaction ou du fait qui est l'objet de l'enregistrement » (art. 957a al. 3 CO).

Pour une fiduciaire, ces règles s'appliquent mandant par mandant, chacun avec sa propre date de fin d'exercice.

Durée de conservation des documents comptables : 10 ans, à partir de quand ?

Livres, pièces comptables, rapport de gestion et rapport de révision se conservent dix ans, et « ce délai court à partir de la fin de l'exercice » (art. 958f al. 1 CO). La date de la facture ne compte pas : c'est l'exercice où la pièce est comptabilisée qui fixe l'échéance.

Exemple de calcul

Les deux premières factures, émises à neuf mois d'intervalle, deviennent destructibles le même jour : on archive donc par exercice, et on purge un exercice entier.

Les instructions de travail et les journaux d'accès de l'archive se gardent aussi longtemps que ce qu'ils documentent (art. 4 et 8 Olico). Le calculateur de durée de conservation donne la date pour chaque type de document, avec sa base légale.

Papier ou électronique : peut-on numériser et détruire les originaux ?

Oui pour les pièces comptables. Le CO admet leur conservation « sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente », si le lien avec les transactions est garanti et si leur lecture reste possible en toutes circonstances (art. 958f al. 3 CO).

Une facture reçue en PDF n'a donc pas à être imprimée. Une facture papier peut être numérisée, puis l'original détruit, si la copie est versée dans une archive qui respecte l'Olico (section suivante).

Avant de détruire un original

• La numérisation est complète : recto verso, annexes, annotations utiles à l'écriture.
• Le fichier est lisible et relié à l'écriture qu'il justifie.
• La copie est versée dans l'archive avant la destruction.
• La procédure de numérisation est décrite dans vos instructions de travail (art. 4 Olico).

Côté TVA, depuis le 1er janvier 2018, l'art. 122 OTVA applique aux pièces justificatives électroniques les art. 957 à 958f CO et l'Olico.

Prudence pour un contrat signé à la main : le droit comptable règle sa conservation, pas sa valeur de preuve dans un litige. Gardez l'original. Le guide de la saisie des factures fournisseurs décrit la chaîne complète, de la réception de la pièce à l'écriture.

Les exigences de l'Olico (GeBüV) pour une archive électronique

L'Olico (GeBüV en allemand, RS 221.431) précise l'art. 958f CO. Sur un support modifiable, c'est-à-dire presque tout support informatique (disques durs, SSD, bandes : art. 9 al. 2), l'archivage électronique exige un procédé qui garantit l'intégrité (par exemple une signature électronique), une preuve non falsifiable de la date d'enregistrement (par exemple un horodatage), le respect des règles propres au procédé, et des procédures consignées avec leurs journaux (art. 9 al. 1 let. b). Un simple dossier partagé n'y suffit pas.

Ce que les éditeurs alémaniques appellent archivage « revisionssicher » se vérifie article par article, avec une question à poser à votre prestataire pour chacun.

Deux réponses comptent plus que les autres : comment sortir l'archive si vous quittez le prestataire (art. 10), et comment prouver qui a consulté quoi (art. 8).

TVA : 10 ans, 20 ans pour les immeubles, et pas 26

Pour la TVA, livres et pièces se conservent « jusqu'à l'expiration de la prescription absolue de la créance fiscale » (art. 70 al. 2 LTVA), soit dix ans après la fin de la période fiscale où la créance est née (art. 42 al. 6 LTVA). Le délai du CO reste réservé : si les deux dates diffèrent, retenez la plus tardive.

Les documents nécessaires au calcul des prestations à soi-même ou du dégrèvement ultérieur de l'impôt sur les immeubles se gardent 20 ans (art. 70 al. 3 LTVA). L'AFC précise que ce délai se prolonge si la prescription absolue n'est pas encore atteinte.

Pourquoi pas 26 ans ?

Le chiffre de 26 ans ne figure ni dans la LTVA actuelle ni dans l'ancienne loi sur la TVA, qui prévoyaient toutes deux 20 ans pour les immeubles. Il circule comme marge de prudence chez certains conseillers. Si vous l'adoptez, notez-le comme un choix interne, pas comme une obligation légale.

Faut-il une signature électronique qualifiée ?

Non. L'AFC indique ne voir aucune nécessité d'exiger des signatures qualifiées en matière de TVA. Elle juge les signatures et cachets électroniques réglementés (art. 2 let. c et d SCSE) particulièrement adaptés pour prouver l'origine et l'intégrité d'un document ; à défaut, la libre appréciation des preuves s'applique (art. 81 al. 3 LTVA). Voir le guide de la signature électronique.

Où stocker l'archive : la nLPD n'impose pas la Suisse

La nLPD, en vigueur depuis le 1er septembre 2023, n'oblige pas à héberger une archive en Suisse. Elle encadre la sous-traitance et la communication de données personnelles à l'étranger, et les pièces comptables en contiennent souvent : noms, salaires, coordonnées bancaires.

• Sous-traitance (art. 9) : un contrat (ou la loi) prévoit le mandat ; vous vous assurez que le sous-traitant garantit la sécurité des données ; il ne sous-traite à son tour qu'avec votre autorisation préalable.
• Étranger (art. 16 et 17) : la communication est permise vers un État dont le Conseil fédéral a reconnu la protection adéquate (notamment l'UE, l'EEE et le Royaume-Uni ; les États-Unis seulement pour les organisations certifiées au Swiss-U.S. Data Privacy Framework). Ailleurs, il faut des garanties, comme des clauses types, ou une dérogation.
• Sanction (art. 61) : jusqu'à 250 000 francs d'amende, sur plainte, pour la personne privée qui viole ces règles intentionnellement. Elle vise des personnes physiques, pas l'entreprise.

Héberger en Suisse reste souvent justifié par un secret professionnel, un contrat client ou le souhait de ne pas analyser chaque transfert. Demandez où se trouvent les données et les sauvegardes, et la liste nommée des sous-traitants. La page souveraineté le décrit pour Dossivio.

Checklist : une archive comptable conforme en dix points

1. Déterminez votre régime : comptabilité complète ou comptabilité des recettes et des dépenses (art. 957 CO).
2. Rattachez chaque pièce à un exercice, mandant par mandant.
3. Calculez la date de destruction : fin de l'exercice plus 10 ans ; pour la TVA, fin de la période fiscale plus 10 ans ; 20 ans pour les immeubles.
4. Gardez le rapport de gestion et le rapport de révision imprimés et signés.
5. Rédigez vos instructions de travail : qui reçoit, numérise, valide et archive, avec quels logiciels (art. 4 Olico).
6. Choisissez un support non modifiable, ou un système qui garantit l'intégrité et horodate chaque enregistrement (art. 9 Olico).
7. Journalisez consultations et accès, et gardez ce journal aussi longtemps que les pièces (art. 8 Olico).
8. Ne détruisez un original papier qu'après une numérisation complète, versée dans l'archive.
9. Contrôlez régulièrement l'intégrité et consignez chaque migration dans un procès-verbal (art. 10 Olico).
10. Signez un contrat de sous-traitance qui nomme lieux de stockage, sauvegardes et sous-traitants (art. 9 nLPD).

Un test couvre presque tout : sortir toutes les pièces d'un exercice clos, lisibles, avec le journal de leurs accès. Si l'opération est laborieuse, commencez par là.

Ce que fait Dossivio pour vos pièces

Dossivio Capture reçoit les pièces par e-mail, portail, photo ou scan, les rattache au bon client et au bon exercice, et prépare l'écriture vers votre logiciel comptable. Ce rattachement fixe aussi la fin du délai de conservation.

Chaque pièce traitée est archivée avec son journal : réception, validations (qui, quand, sur quelle version du document), corrections apportées à la proposition du système. Hébergement, sauvegardes et journaux sont en Suisse, chez des fournisseurs nommés au contrat.

Dossivio ne délivre pas de « certification Olico » : la conformité dépend de la manière dont toute votre comptabilité est tenue et conservée. Il ne remplace pas non plus votre archive de référence ; en fin de relation, le journal des opérations vous est remis dans un format exploitable (voir garder la main). Posez-nous les questions du tableau ci-dessus : les réponses sont écrites au contrat.