Cartographie du processus et des exceptions
Le parcours réel du document, pas celui de la procédure écrite. Avec le recensement des cas particuliers observés sur un échantillon de vos dossiers, et leur fréquence.
Automatisation administrative
Saisie des pièces et relances automatisées pour fiduciaires suisses
Vos dossiers avancent pendant que vous faites autre chose.
Dossivio reçoit vos documents entrants, les rattache au bon dossier, repère les pièces qui manquent et prépare l'écriture ou la relance. Une personne habilitée valide avant que quoi que ce soit parte.
- Validation humaine à chaque étape
- Aucun envoi automatique au départ
- Vos logiciels restent en place
- Premier flux en six à huit semaines
Reçu
Facture fournisseur
Pièce d’identité
Attestation
Préparé
Rattaché · dossier 2418
Montants extraits
Pièce manquante signalée
À valider
Écriture prête
Relance en brouillon
Validé par une personne habilitée
- 01
Recevoir et rattacher au bon dossier
- 02
Repérer les pièces manquantes
- 03
Valider, puis transmettre au logiciel métier
Pour quiFiduciaires, régies immobilières et services administratifs qui traitent des dossiers en volume.
En 30 secondes
Ce que Dossivio fait à votre place, et ce qu’il vous laisse
Les documents arrivent comme aujourd’hui. Dossivio les range, prépare le travail, et une personne habilitée valide. Rien ne part sans elle.
Documents entrants
E-mail, portail, courrier scanné : les canaux ne changent pas.
Dossivio
Rattache au bon dossier, extrait les données, repère ce qui manque.
Validation humaine
Une personne corrige si besoin, valide, et le logiciel métier reçoit.
Flux
Un type de document qui suit toujours le même chemin : la facture fournisseur, le dossier locataire. On automatise un flux à la fois.
Exception
Le dossier qui sort de la règle. Il est mis à part avec le motif, jamais traité au hasard.
File de validation
L’écran où vos équipes voient ce qui est prêt, corrigent et valident en un geste.
Double parcours
Deux semaines où le flux tourne à côté de votre traitement habituel, pour comparer avant de basculer.
Ce qui change concrètement sur un dossier
Le même dossier locataire ou la même facture fournisseur, avant et après. Rien n'est supprimé du parcours : ce qui change, c'est qui fait quoi.
Aujourd'hui
- Le document arrive par e-mail, portail ou courrier scanné
- Quelqu'un l'ouvre pour savoir de quel dossier il s'agit
- Il le renomme et le range selon ses habitudes
- Il ressaisit les montants, la date, la référence dans le logiciel
- Il se rend compte trois jours plus tard qu'une pièce manque
- Il écrit un e-mail pour la réclamer, puis relance à la main
Avec Dossivio
- Le document arrive par les mêmes canaux, inchangés
- Il est rattaché au dossier et son type est reconnu
- Les données utiles sont extraites et présentées à la validation
- La personne habilitée corrige si besoin et valide en un geste
- Les pièces manquantes sont signalées à la réception, pas trois jours après
- La relance est préparée en brouillon, l'envoi reste un choix humain
L'automatisation utile s'arrête avant la décision.
La plupart des projets d'automatisation échouent pour la même raison : ils visent le cas parfait et se cassent sur les exceptions, qui représentent souvent un dossier sur cinq. L'équipe finit par tout revérifier, et le temps gagné disparaît.
Dossivio prend le problème dans l'autre sens. Le cas courant est préparé automatiquement jusqu'au dernier geste. L'exception est détectée, isolée et présentée avec ce qui lui manque, plutôt que traitée au hasard ou glissée dans le flux normal.
Conséquence directe : la file de validation est la colonne vertébrale du système, pas un ajout de confort. C'est aussi ce qui rend le gain mesurable, parce qu'on sait exactement combien de dossiers passent sans intervention et combien en demandent une.
Ce que vous recevez
Quatre livrables sur le premier flux.
Connecteurs vers vos logiciels
Raccordement aux outils retenus après examen de leurs interfaces, de leurs licences et de ce qu'elles permettent réellement. Les limites constatées sont écrites, pas contournées en silence.
Règles de classement et file de validation
Les règles qui rattachent, nomment et orientent, et l'écran où vos équipes valident, corrigent ou renvoient. Les seuils au-delà desquels une validation humaine est obligatoire sont décidés avec vous.
Journal des opérations et accompagnement
Chaque traitement est tracé : qui a validé quoi, quand, sur quelle version du document. Deux sessions de prise en main, et une reprise après un mois d'usage réel.
Ce qu'on mesure
Trois chiffres, relevés avant et après.
Temps par dossier
Durée de traitement de bout en bout, sur un échantillon comparable et sur les mêmes personnes.
Taux de reprise manuelle
Part des dossiers qui sortent du parcours automatique. C'est l'indicateur qui dit si le système tient, et celui qu'on cherche à faire baisser.
Dossiers incomplets détectés tôt
Part des pièces manquantes signalées à la réception plutôt qu'en fin de traitement.
Estimez
Ce que vous coûte le traitement manuel
Le nombre de dossiers, le temps par dossier et le coût horaire suffisent pour mesurer l’enjeu.
Estimation indicative. En pratique, un flux bien choisi laisse passer 70 à 85 % des dossiers sans intervention ; le diagnostic mesure votre chiffre réel.
Tarifs
Ce que coûte un processus automatisé
Fourchettes indicatives hors taxes applicables, pour un premier flux mis en production. Elles ne constituent pas une commande.
01
Diagnostic
3'000 – 5'000 CHF
Deux à trois semaines. Le parcours réel du document et les exceptions comptées.
Demander un diagnostic02
Pilote sur un flux
8'000 – 15'000 CHF
Un flux, des documents représentatifs, deux semaines de double parcours.
Demander un diagnostic03
Mise en production
15'000 – 50'000 CHF
Puis par mois 2'000 – 5'000 CHF
Bascule, reprise après un mois d’usage réel, supervision et ajustement des règles.
Demander un diagnosticLe prix suit le nombre de logiciels à raccorder, pas le nombre de dossiers traités. Un deuxième flux sur les mêmes connecteurs coûte nettement moins que le premier.
Ce que Dossivio ne fait pas
Aucune décision sensible n'est prise sans validation d'une personne habilitée : ni paiement, ni envoi à un tiers, ni écriture définitive. La compatibilité avec vos logiciels, les volumes et les coûts d'interface sont examinés avant engagement. Aucun gain chiffré n'est promis avant d'avoir mesuré sur vos propres dossiers.
FAQ
Questions fréquentes
Peut-on commencer sur un seul processus ?
C'est la seule façon que nous proposons. Le pilote couvre un flux, des documents représentatifs et des critères d'acceptation convenus à l'avance. Étendre avant d'avoir mesuré revient à multiplier un réglage qu'on n'a pas encore validé.
Les e-mails partent-ils automatiquement ?
Pas au départ. Les premières étapes préparent des brouillons et laissent l'envoi à une personne. L'envoi automatique se discute ensuite, cas par cas, avec des règles écrites et un journal.
Que se passe-t-il si un document est mal reconnu ?
Il part dans la file d'exception avec le motif du doute. Il n'est jamais rattaché au hasard. Les erreurs de reconnaissance corrigées par vos équipes servent à ajuster les règles.
Faut-il changer de logiciel métier ?
Non. Dossivio se branche sur ce que vous utilisez. Si une interface manque ou est trop limitée, nous le disons au diagnostic plutôt que de le découvrir à la mise en production.
Combien de dossiers faut-il par mois pour que ce soit rentable ?
L'ordre de grandeur utile commence autour de deux cents dossiers par mois sur un même flux. En dessous, le temps de paramétrage se rentabilise mal, et nous vous le dirons au diagnostic.
Demander un diagnostic
Décrivez un processus, on l'estime
Dites-nous quel flux vous coûte le plus de temps, avec quels logiciels il travaille et combien de dossiers passent par mois. Réponse sous deux jours ouvrés, en français, en anglais ou en allemand.
- Ingénierie suisse
- Réponse sous deux jours ouvrés
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Décrivez le flux qui vous coûte le plus de temps, on vous dit s’il vaut la peine d’être automatisé.
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