Automatiser la saisie des factures fournisseurs en Suisse

Que recouvre l’automatisation de la saisie des factures fournisseurs ?

Automatiser la saisie des factures fournisseurs, c’est faire passer chaque facture de la réception à l’archivage sans ressaisie, une personne gardant les décisions. La chaîne compte sept étapes ; l’OCR n’en couvre qu’une, la lecture.

Comptabilité fournisseurs

Le suivi des factures reçues, de la saisie au paiement ; on dit aussi comptabilité créanciers (Kreditorenbuchhaltung).

Workflow de validation des factures

Le circuit qui soumet une facture saisie à une ou plusieurs personnes habilitées avant paiement (Kreditorenworkflow).

Numérisation des factures

Le passage du papier au fichier, puis la lecture des données ; on parle aussi de dématérialisation.

QR-facture et OCR : qu’est-ce qui reste à lire ?

La QR-facture supprime l’OCR pour l’essentiel des données de paiement. Son code contient des données lisibles par machine, qu’un lecteur ou une application décode telles quelles :

• Compte : IBAN, ou QR-IBAN (identifiant d’institut de 30000 à 31999) réservé aux paiements avec référence QR ;
• Montant et monnaie : CHF ou EUR ;
• Référence : référence QR de 27 chiffres dont un chiffre de contrôle, référence créancier commençant par RF, ou aucune ;
• Adresses : structurées seulement, depuis le 22 novembre 2025 ;
• Informations de facturation, facultatives : la syntaxe //S1/ peut porter le numéro de facture, la date, le numéro IDE et le détail de la TVA.

Reste à lire :

• les lignes et la ventilation entre taux de TVA, si l’émetteur n’a pas rempli les informations de facturation ;
• les factures étrangères : la QR-facture est le standard suisse et liechtensteinois, et un fournisseur allemand ou français envoie en général un PDF sans code QR suisse ;
• les PDF sans QR : tickets, notes de frais, avoirs, factures déjà payées par carte ;
• le papier, à numériser d’abord.

Pour tester un code reçu, utilisez le vérificateur de QR-facture.

Que font déjà les logiciels comptables suisses ?

La plupart des logiciels comptables suisses lisent déjà le code QR ; moins nombreux sont ceux qui lisent les factures sans QR, souvent avec un quota. Voici ce que publient les éditeurs au 27 septembre 2026.

Au-delà du quota, bexio indique que les données se saisissent à la main, sauf passage au forfait supérieur. Le détail par outil, avec les outils dédiés et l’hébergement annoncé, figure dans notre comparatif des logiciels de saisie des factures.

Contrôles et workflow de validation : que vérifier avant de payer ?

Les contrôles utiles évitent un paiement à tort : doublon, IBAN modifié, TVA incomplète, montant hors seuil. Ils se règlent une fois, puis s’appliquent à chaque facture.

Le changement d’IBAN mérite la règle la plus stricte : un message peut imiter un fournisseur réel et annoncer un nouveau compte. Seul un appel à un numéro déjà connu, pas à celui du message, confirme la modification. Le vérificateur d’IBAN indique la banque et le BIC d’un compte.

Garder la pièce électronique : que demandent le CO et l’Olico ?

Une facture numérisée reste une pièce comptable si sa conservation respecte le Code des obligations et l’Olico (RS 221.431). Le CO définit la pièce comptable comme tout document, papier ou électronique, qui permet de vérifier la transaction (art. 957a al. 3 CO).

• Durée : dix ans à compter de la fin de l’exercice, pas de la date de la facture (art. 958f al. 1 CO).
• Lien et lisibilité : support électronique admis si le lien avec la transaction est garanti et la lecture possible en toutes circonstances (art. 958f al. 3 CO).
• Intégrité : une modification ne doit pas passer inaperçue (art. 3 Olico).
• Support modifiable (disque dur, SSD, bande magnétique) : admis avec un procédé qui garantit l’intégrité, comme une signature électronique, un horodatage non falsifiable, des procédures consignées et des journaux conservés (art. 9 Olico).
• Accès : consultations et accès enregistrés, journaux conservés aussi longtemps que les supports (art. 8 Olico).
• Documentation : organisation, compétences et procédures décrites dans des instructions de travail (art. 4 Olico).

La TVA suit les mêmes règles : l’art. 122 OTVA renvoie au CO et à l’Olico, et l’AFC n’exige pas de signature électronique qualifiée. Le détail des délais se trouve dans notre guide de la conservation.

Comment chiffrer vous-même le gain de la saisie automatique ?

Le gain se calcule avec vos volumes, vos temps et votre coût horaire, pas avec une moyenne de marché. Trois mesures suffisent :

1. Comptez les pièces d’un mois ordinaire, par type : QR-factures, PDF sans QR, papier, factures étrangères. En fiduciaire : nombre de dossiers × pièces moyennes par dossier.
2. Chronométrez une série représentative, de l’arrivée de la facture à l’écriture validée, en minutes par type.
3. Prenez le coût horaire complet de la personne qui saisit : salaire, charges sociales, poste de travail.

Puis appliquez trois formules :

• Gain brut mensuel = pièces par mois × minutes gagnées par pièce ÷ 60 × coût horaire.
• Gain net = gain brut, moins le coût mensuel de l’outil, moins les heures passées sur les exceptions × coût horaire.
• Volume d’équilibre = coût mensuel de l’outil × 60 ÷ (minutes gagnées par pièce × coût horaire).

Les minutes gagnées ne sont pas les minutes de saisie actuelles : il reste un contrôle par facture et les exceptions. Mesurez-les après un mois d’essai plutôt que de les estimer.

À partir de quel volume cela vaut-il la peine ?

Tant que vos pièces sans QR restent sous le quota de votre logiciel comptable, l’outil intégré, souvent inclus dans le forfait, est la solution la plus simple : commencez par lui. La question se pose au-delà du quota (50 extractions par mois en bexio Advanced), quand plusieurs canaux ou plusieurs sociétés se mélangent, ou quand le temps part moins dans la frappe que dans les relances et les contrôles.

Par où commencer : un plan en six étapes

Commencez sur un flux mesurable, puis étendez le périmètre.

1. Inventorier les canaux d’arrivée (adresses e-mail, courrier, portails, eBill dans l’e-banking) et les volumes par type sur un mois.
2. Nettoyer le fichier fournisseurs : IBAN vérifiés, numéros IDE, compte de charge et code TVA par défaut. L’automatisation reproduit les erreurs de ce fichier.
3. Écrire les règles de validation : qui valide quoi, à partir de quel montant, qui remplace qui pendant les absences.
4. Commencer par les QR-factures, dont les données de paiement sont déjà structurées, puis étendre aux PDF sans QR.
5. Documenter la procédure dans une instruction de travail, comme le demande l’art. 4 Olico, y compris le traitement des exceptions.
6. Mesurer à nouveau après un mois complet : temps par pièce, part des exceptions, doublons et IBAN bloqués. Ajuster les seuils avant d’étendre.

Où Dossivio Capture intervient-il ?

Dossivio Capture prend en charge la partie de la chaîne que les logiciels comptables couvrent le moins : réunir toutes les pièces, les contrôler et relancer celles qui manquent. Les factures arrivent par e-mail, portail ou scan ; chacune est rattachée au bon dossier, ses données sont extraites et l’écriture est préparée pour votre logiciel comptable.

• Doublons et changements d’IBAN signalés avant l’écriture.
• Pièces manquantes relancées, avec l’état des pièces attendues par client.
• Validation par une personne habilitée avant tout envoi ou paiement.
• Données hébergées en Suisse.

Capture est proposé dès 149 CHF par mois jusqu’à 30 dossiers, 390 CHF jusqu’à 100 et 890 CHF jusqu’à 300, hors taxes. Le diagnostic de processus, au forfait de 3 500 CHF, mesure votre chaîne actuelle et dit si votre logiciel comptable suffit. Voir Dossivio Capture et le raccordement à bexio.