Prozess- und Ausnahmekarte
Der tatsächliche Weg des Dokuments, nicht der aus der geschriebenen Weisung. Mit einer Aufnahme der auf einer Stichprobe Ihrer Dossiers beobachteten Sonderfälle und ihrer Häufigkeit.
Administrative Automatisierung
Automatische Belegerfassung und Nachfragen für Schweizer Treuhandbüros
Ihre Dossiers kommen voran, während Sie anderes tun.
Dossivio nimmt Ihre eingehenden Dokumente entgegen, ordnet sie dem richtigen Dossier zu, erkennt fehlende Belege und bereitet die Buchung oder die Nachfrage vor. Eine berechtigte Person gibt frei, bevor etwas das Haus verlässt.
- Menschliche Freigabe bei jedem Schritt
- Kein automatischer Versand zu Beginn
- Ihre Programme bleiben bestehen
- Erster Ablauf in sechs bis acht Wochen
Eingegangen
Lieferantenrechnung
Ausweis
Bescheinigung
Vorbereitet
Zugeordnet · Dossier 2418
Beträge ausgelesen
Fehlender Beleg gemeldet
Zur Freigabe
Buchung bereit
Nachfrage als Entwurf
Freigabe durch eine berechtigte Person
- 01
Entgegennehmen und dem richtigen Dossier zuordnen
- 02
Fehlende Belege erkennen
- 03
Freigeben und an die Fachanwendung übergeben
Für wenTreuhandbüros, Immobilienverwaltungen und Verwaltungsabteilungen mit hohem Dossieraufkommen.
In 30 Sekunden
Was Dossivio für Sie erledigt, und was es Ihnen überlässt
Dokumente kommen wie heute an. Dossivio ordnet sie zu, bereitet die Arbeit vor, und eine berechtigte Person gibt frei. Ohne sie geht nichts raus.
Eingehende Dokumente
E-Mail, Portal, gescannte Post: Die Kanäle ändern sich nicht.
Dossivio
Ordnet dem richtigen Dossier zu, liest die Daten aus, erkennt, was fehlt.
Menschliche Freigabe
Eine Person korrigiert bei Bedarf, gibt frei, und Ihre Fachanwendung übernimmt.
Ablauf
Eine Dokumentart, die immer denselben Weg nimmt: die Lieferantenrechnung, das Mieterdossier. Wir automatisieren einen Ablauf nach dem anderen.
Ausnahme
Das Dossier, das aus der Regel fällt. Es wird mit dem Grund beiseitegelegt, nie zufällig behandelt.
Freigabeliste
Der Bildschirm, auf dem Ihr Team sieht, was bereit ist, korrigiert und in einem Schritt freigibt.
Parallelbetrieb
Zwei Wochen, in denen der Ablauf neben Ihrer gewohnten Bearbeitung läuft, um vor der Umstellung zu vergleichen.
Was sich an einem einzelnen Dossier konkret ändert
Dasselbe Mieterdossier, dieselbe Lieferantenrechnung, vorher und nachher. Nichts wird aus dem Ablauf entfernt: Was sich ändert, ist die Aufgabenverteilung.
Heute
- Das Dokument kommt per E-Mail, Portal oder gescannter Post
- Jemand öffnet es, um zu erkennen, zu welchem Dossier es gehört
- Er benennt es um und legt es nach eigener Gewohnheit ab
- Er tippt Beträge, Datum und Referenz erneut in die Anwendung
- Drei Tage später fällt auf, dass ein Beleg fehlt
- Er schreibt eine E-Mail und hakt von Hand nach
Mit Dossivio
- Das Dokument kommt über dieselben, unveränderten Kanäle
- Es wird dem Dossier zugeordnet und seine Art erkannt
- Die nützlichen Daten werden ausgelesen und zur Freigabe vorgelegt
- Die berechtigte Person korrigiert bei Bedarf und gibt in einem Schritt frei
- Fehlende Belege werden beim Eingang gemeldet, nicht drei Tage später
- Die Nachfrage liegt als Entwurf bereit, das Senden bleibt ein menschlicher Entscheid
Nützliche Automatisierung hört vor dem Entscheid auf.
Die meisten Automatisierungsprojekte scheitern aus demselben Grund: Sie zielen auf den perfekten Fall und brechen an den Ausnahmen, die oft jedes fünfte Dossier betreffen. Am Ende prüft das Team wieder alles nach, und die eingesparte Zeit ist weg.
Dossivio dreht das Problem um. Der Regelfall wird bis zum letzten Handgriff automatisch vorbereitet. Die Ausnahme wird erkannt, ausgesondert und mit dem, was ihr fehlt, vorgelegt, statt zufällig behandelt oder in den Normalablauf geschoben zu werden.
Daraus folgt unmittelbar: Die Freigabeliste ist das Rückgrat des Systems, keine Komfortfunktion. Sie macht den Nutzen auch messbar, weil man genau weiss, wie viele Dossiers ohne Eingriff durchlaufen und wie viele einen erfordern.
Was Sie erhalten
Vier Ergebnisse auf dem ersten Ablauf.
Konnektoren zu Ihren Programmen
Anbindung der gewählten Werkzeuge nach Prüfung ihrer Schnittstellen, ihrer Lizenzen und dessen, was diese wirklich zulassen. Festgestellte Grenzen werden schriftlich festgehalten, nicht stillschweigend umgangen.
Ablageregeln und Freigabeliste
Die Regeln, die zuordnen, benennen und weiterleiten, und der Bildschirm, auf dem Ihr Team freigibt, korrigiert oder zurückweist. Die Schwellen, ab denen eine menschliche Freigabe zwingend ist, werden mit Ihnen festgelegt.
Vorgangsprotokoll und Begleitung
Jeder Vorgang ist nachvollziehbar: Wer hat was wann auf welcher Dokumentfassung freigegeben. Zwei Einführungssitzungen und eine Nachbesprechung nach einem Monat realer Nutzung.
Was gemessen wird
Drei Zahlen, vorher und nachher erhoben.
Zeit pro Dossier
Bearbeitungsdauer von Anfang bis Ende, auf einer vergleichbaren Stichprobe und mit denselben Personen.
Quote der manuellen Rückfälle
Anteil der Dossiers, die den automatischen Weg verlassen. Diese Zahl sagt, ob das System trägt, und sie soll sinken.
Früh erkannte unvollständige Dossiers
Anteil der fehlenden Belege, die beim Eingang statt am Ende der Bearbeitung gemeldet werden.
Schätzen Sie
Was Sie die manuelle Bearbeitung kostet
Zahl der Dossiers, Zeit pro Dossier und Stundenkosten genügen, um den Einsatz zu bemessen.
Unverbindliche Schätzung. In der Praxis lässt ein gut gewählter Ablauf 70 bis 85 % der Dossiers ohne Eingriff durch; die Analyse misst Ihre reale Zahl.
Preise
Was ein automatisierter Prozess kostet
Richtwerte exklusive anwendbarer Steuern, für einen ersten produktiv gesetzten Ablauf. Sie stellen keine Bestellung dar.
01
Analyse
3'000 – 5'000 CHF
Zwei bis drei Wochen. Der reale Weg des Dokuments, mit gezählten Ausnahmen.
Analyse anfragen02
Pilot auf einem Ablauf
8'000 – 15'000 CHF
Ein Ablauf, repräsentative Dokumente, zwei Wochen Parallelbetrieb.
Analyse anfragen03
Produktivsetzung
15'000 – 50'000 CHF
Danach pro Monat 2'000 – 5'000 CHF
Umstellung, Nachbesserung nach einem Monat realer Nutzung, Überwachung und Regelanpassung.
Analyse anfragenDer Preis folgt der Zahl der anzubindenden Programme, nicht der Zahl der bearbeiteten Dossiers. Ein zweiter Ablauf über dieselben Konnektoren kostet deutlich weniger als der erste.
Was Dossivio nicht leistet
Kein heikler Entscheid ergeht ohne Freigabe einer berechtigten Person: keine Zahlung, kein Versand an Dritte, keine definitive Buchung. Verträglichkeit mit Ihren Programmen, Volumen und Schnittstellenkosten werden vor jeder Verpflichtung geprüft. Es wird kein Zeitgewinn in Zahlen versprochen, bevor er an Ihren eigenen Dossiers gemessen wurde.
FAQ
Häufige Fragen
Können wir mit einem einzigen Prozess beginnen?
Das ist der einzige Weg, den wir anbieten. Der Pilot deckt einen Ablauf ab, mit repräsentativen Dokumenten und vorab vereinbarten Abnahmekriterien. Vor der Messung auszuweiten heisst, eine noch nicht geprüfte Einstellung zu vervielfachen.
Gehen E-Mails automatisch raus?
Anfangs nicht. Die ersten Stufen bereiten Entwürfe vor und überlassen den Versand einer Person. Automatischer Versand wird danach Fall für Fall besprochen, mit schriftlichen Regeln und Protokoll.
Was geschieht bei einer Fehlerkennung?
Das Dokument geht mit dem Grund des Zweifels in die Ausnahmeliste. Es wird nie zufällig zugeordnet. Von Ihrem Team korrigierte Erkennungsfehler dienen der Anpassung der Regeln.
Müssen wir unsere Fachanwendung wechseln?
Nein. Dossivio wird an das angebunden, was Sie nutzen. Fehlt eine Schnittstelle oder ist sie zu eingeschränkt, sagen wir das in der Analyse und nicht erst bei der Produktivsetzung.
Wie viele Dossiers pro Monat lohnen sich?
Die nützliche Grössenordnung beginnt bei rund zweihundert Dossiers pro Monat auf einem Ablauf. Darunter amortisiert sich der Einrichtungsaufwand schlecht, und wir sagen Ihnen das in der Analyse.
Analyse anfragen
Beschreiben Sie einen Prozess, wir schätzen ihn ein
Sagen Sie uns, welcher Ablauf am meisten Zeit kostet, mit welchen Programmen er arbeitet und wie viele Dossiers pro Monat durchlaufen. Antwort innerhalb von zwei Arbeitstagen, auf Deutsch, Französisch oder Englisch.
- Schweizer Ingenieurarbeit
- Antwort innerhalb von zwei Arbeitstagen
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Beschreiben Sie den Ablauf, der am meisten Zeit kostet, und wir sagen Ihnen, ob sich die Automatisierung lohnt.
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