E-Rechnung in der Schweiz: eBill, Pflichten und was sich in Frankreich und Deutschland ändert

Gibt es eine E-Rechnungspflicht in der Schweiz?

Nein, nicht zwischen privaten Unternehmen. Das Mehrwertsteuergesetz sieht nur vor, dass der Leistungserbringer dem Leistungsempfänger «auf Verlangen» eine Rechnung ausstellt (Art. 26 Abs. 1 MWSTG), mit bestimmten Angaben (Abs. 2), ohne ein Format vorzuschreiben. Elektronische Belege sind unter den Bedingungen des Obligationenrechts und der GeBüV zugelassen (Art. 122 MWSTV, in der seit dem 1. Januar 2018 geltenden Fassung).

Ein per E-Mail erhaltenes PDF kann also als Beleg dienen, wenn es die Angaben nach Art. 26 Abs. 2 MWSTG enthält und nach den Regeln der GeBüV aufbewahrt wird. Die ESTV verlangt auf E-Rechnungen auch keine qualifizierte elektronische Signatur: siehe unseren Ratgeber zur elektronischen Signatur.

Der Bund verlangt die E-Rechnung von seinen Lieferanten

Seit dem 1. Januar 2016 verlangt die Bundesverwaltung von ihren Lieferanten bei Verträgen über 5000 Franken eine E-Rechnung. Zwei Kanäle sind zugelassen:

• ein PDF per E-Mail an die Adresse der betreffenden Verwaltungseinheit (höchstens 25 MB, kostenlos);
• strukturierte Daten über einen Service-Provider: PostFinance, Swisscom sowie die untereinander vernetzten Anbieter ABACUS, io-market, PENTAG oder StepCom.

Seit dem 30. Juni 2023 nimmt die Bundesverwaltung keine PDF-Rechnungen mehr über Service-Provider entgegen: Auf diesem Weg werden nur noch strukturierte Daten angenommen.

eBill: was es ist und für wen

eBill ist die digitale Rechnung der Schweiz: Der Zahler erhält sie direkt in seinem E-Banking, dort, wo er bezahlt, prüft sie und gibt sie mit wenigen Klicks frei. Für wiederkehrende Rechnungen kann er eine Dauerfreigabe erteilen.

Die Infrastruktur stellt SIX bereit («powered by SIX»). Die eBill-Website nennt 4 Millionen registrierte Nutzerinnen und Nutzer und 95 % der Schweizer Finanzinstitute als angeschlossen (Angaben der Betreiberin, abgerufen am 27. September 2026).

Für wen? Auf Zahlerseite für alle, die ihre Rechnungen im E-Banking begleichen. Auf Seite des Rechnungsstellers lohnt sich eBill vor allem, wenn man vielen solchen Zahlern Rechnungen stellt: etwa für Abonnemente, Mieten oder Mitgliederbeiträge. Der Rechnungssteller arbeitet über einen Netzwerkpartner, und eine QR-Rechnung kann als Grundlage für eine eBill dienen.

Bei der Software: KLARA erwähnt den Versand per eBill in seiner API; bexio bietet eine Drittanbieter-App an, «eBill von iomarket AG»; Proffix gibt an, erhaltene eBills in seinem Kreditorenmodul einzulesen.

PDF, QR-Rechnung, ZUGFeRD, XRechnung: die Unterschiede

Eine E-Rechnung im engeren Sinn ist eine Datei mit strukturierten Daten, die eine Software liest, ohne ein Bild interpretieren zu müssen. Ein PDF ist ein Layout: Es muss von Hand oder per Texterkennung gelesen werden, bevor die Daten in die Buchhaltung gelangen.

Die europäische Norm EN 16931 ist der Massstab: In Deutschland muss eine E-Rechnung ihr entsprechen, namentlich als XRechnung oder als ZUGFeRD ab Version 2.0.1. In Frankreich hält die DGFiP fest, dass «ein einfaches, elektronisch versandtes PDF keine elektronische Rechnung im Sinne der Regelung ist».

Die QR-Rechnung bleibt in erster Linie ein Zahlschein, mit einigen optionalen Rechnungsdaten: siehe unseren Ratgeber zur QR-Rechnung. Um den Code einer erhaltenen Rechnung zu kontrollieren, können Sie mit unserem Tool die QR-Rechnung prüfen.

Frankreich: E-Rechnungspflicht seit dem 1. September 2026

Seit dem 1. September 2026 müssen «alle Unternehmen, unabhängig von Grösse und Rechtsform», die in den unten beschriebenen Geltungsbereich der Reform fallen, ihre E-Rechnungen über eine zugelassene Plattform empfangen. Die Ausstellung folgt in zwei Schritten.

Geltungsbereich. Die E-Rechnung gilt für Umsätze, die (i) zwischen in Frankreich ansässigen Mehrwertsteuerpflichtigen getätigt werden, (ii) in Frankreich der Mehrwertsteuer unterliegen und (iii) für die die französischen Rechnungsregeln gelten. Für einen Kunden ausserhalb Frankreichs besteht keine E-Rechnungspflicht; der Rechnungssteller übermittelt jedoch die Daten des Umsatzes an die Steuerverwaltung: Das ist das E-Reporting (Art. 290 I CGI).

E-Reporting. Es betrifft in Frankreich ansässige steuerpflichtige Unternehmen für ihre Umsätze mit Privatpersonen oder ausländischen Unternehmen. Bestimmte ausländische Unternehmen ohne Niederlassung in Frankreich können ihm unterliegen, wenn der Umsatz als in Frankreich ausgeführt gilt und der Mehrwertsteuer unterliegt: meist Verkäufe an Nicht-Steuerpflichtige, etwa Fernverkäufe.

Was das für ein Schweizer KMU ändert

Ein Schweizer KMU ohne Niederlassung in Frankreich, das einem französischen Geschäftskunden Rechnung stellt, fällt nicht unter die E-Rechnungspflicht: Kriterium (i) ist nicht erfüllt. Der französische Kunde meldet den Einkauf im E-Reporting. Umgekehrt ist ein französischer Lieferant, der Ihnen Rechnung stellt, nicht verpflichtet, Ihnen eine E-Rechnung zu senden; er übermittelt die Daten des Umsatzes im E-Reporting.

Deutschland: E-Rechnung empfangen seit 2025, ausstellen ab 2027 oder 2028

In Deutschland betrifft die Pflicht Umsätze zwischen «inländischen» Unternehmen, also solchen, die in Deutschland ansässig sind. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle eine E-Rechnung empfangen können; ein E-Mail-Postfach genügt. Die Ausstellung wird schrittweise Pflicht.

Ausnahmen: Rechnungen an Verbraucher, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und zahlreiche steuerfreie Leistungen. Zugelassene Formate: konform mit EN 16931, namentlich XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Was das für ein Schweizer KMU ändert

Ein Unternehmen ist «inländisch», wenn sich sein Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland befindet. Ein Schweizer KMU, auf das nichts davon zutrifft, muss seinen deutschen Kunden also keine E-Rechnungen ausstellen. Ist es in Deutschland ohne feste Niederlassung für die Umsatzsteuer registriert, kann es dies laut BMF auf der Rechnung vermerken, um das Fehlen einer E-Rechnung zu begründen.

Strukturierte Eingangsrechnungen: was vorzubereiten ist

Nichts verpflichtet Ihre französischen oder deutschen Lieferanten, Ihnen ein strukturiertes Format zu senden. Ihre Fakturierungssoftware muss solche Formate für inländische Kunden jedoch künftig erzeugen: Rechnen Sie damit, welche zu erhalten, und bereiten Sie fünf Punkte vor.

1. XML-Dateien annehmen. Eine XRechnung kann ohne PDF eintreffen; ohne Anzeigewerkzeug ist sie für Menschen schwer lesbar.
2. Die Daten eines ZUGFeRD-PDF lesen, nicht seinen Text: Sie sind darin bereits strukturiert, ohne Texterkennung.
3. Die Kontrollen beibehalten. IBAN des Lieferanten, Dubletten, Beträge, MWST: Ein strukturiertes Format erspart die erneute Erfassung, nicht Fehler oder Betrug.
4. Die erhaltene Datei aufbewahren, mit den Integritätsgarantien der GeBüV: siehe unseren Ratgeber zur Aufbewahrung.
5. Prüfen, was Ihre Software liest. Proffix gibt an, ZUGFeRD und eBill zu lesen; DeepO (Abacus-Umfeld) bevorzugt die Daten eines QR-Codes oder eines ZUGFeRD; Infoniqa ONE 200 liest ZUGFeRD 2.0 über ein separates Produkt, Infoniqa X.

Wie Sie den Eingang und die Erfassung dieser Rechnungen organisieren, unabhängig vom Format, zeigt unser Ratgeber zur Erfassung von Kreditorenrechnungen.

Was Dossivio tut

Dossivio Erfassung empfängt Ihre Lieferantenrechnungen per E-Mail, Portal oder Scan, ordnet sie dem richtigen Dossier zu, extrahiert die Daten, meldet Dubletten und IBAN-Änderungen und bereitet die Buchung für Ihre Buchhaltungssoftware vor. Eine berechtigte Person gibt vor jeder Zahlung frei, und die Daten werden in der Schweiz gehostet.

Dossivio ersetzt nicht die Beurteilung Ihrer Pflichten in Frankreich oder Deutschland durch eine Steuerfachperson.