Aufbewahrungspflicht in der Schweiz: Belege digital und revisionssicher archivieren

Wer muss Buch führen und Belege aufbewahren?

Alle juristischen Personen sowie Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Umsatzerlös von mindestens 500 000 Franken im letzten Geschäftsjahr müssen Buch führen und Rechnung legen (Art. 957 Abs. 1 OR).

Unterhalb dieser Schwelle genügt eine Buchführung «über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage» (Art. 957 Abs. 2 OR). Die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten trotzdem sinngemäss (Abs. 3): Jede Buchung ist durch einen Beleg nachgewiesen und bleibt nachvollziehbar (Art. 957a Abs. 2 OR).

Buchungsbeleg

«Alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können» (Art. 957a Abs. 3 OR).

Für ein Treuhandbüro gelten diese Regeln Mandant für Mandant, jeweils mit dem eigenen Abschlussdatum des Geschäftsjahres.

Aufbewahrungsfristen in der Schweiz: 10 Jahre, ab wann?

Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind zehn Jahre aufzubewahren, und «die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres» (Art. 958f Abs. 1 OR). Das Rechnungsdatum zählt nicht: Massgebend ist das Geschäftsjahr, in dem der Beleg verbucht wird.

Berechnungsbeispiel

Die ersten beiden Rechnungen, im Abstand von neun Monaten ausgestellt, dürfen am selben Tag vernichtet werden: Archivieren Sie deshalb pro Geschäftsjahr, und löschen Sie jeweils ein ganzes Geschäftsjahr.

Die Arbeitsanweisungen und Zugriffsprotokolle des Archivs sind so lange aufzubewahren wie das, was sie dokumentieren (Art. 4 und 8 GeBüV). Der Rechner für Aufbewahrungsfristen liefert das Datum für jede Dokumentart, mit der gesetzlichen Grundlage.

Papier oder digital: Belege digital aufbewahren und Originale vernichten?

Ja, bei Buchungsbelegen. Das OR lässt ihre Aufbewahrung «auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise» zu, soweit die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR).

Eine als PDF erhaltene Rechnung muss also nicht ausgedruckt werden. Eine Papierrechnung darf gescannt und das Original danach vernichtet werden, wenn die Kopie in einem Archiv abgelegt wird, das die GeBüV einhält (nächster Abschnitt).

Bevor Sie ein Original vernichten

• Der Scan ist vollständig: Vorder- und Rückseite, Beilagen, für die Buchung relevante Vermerke.
• Die Datei ist lesbar und mit der Buchung verknüpft, die sie belegt.
• Die Kopie ist vor der Vernichtung im Archiv abgelegt.
• Das Scanverfahren ist in Ihren Arbeitsanweisungen beschrieben (Art. 4 GeBüV).

Bei der MWST wendet Art. 122 MWSTV seit dem 1. Januar 2018 die Art. 957 bis 958f OR und die GeBüV auf elektronische Belege an.

Vorsicht bei einem von Hand unterzeichneten Vertrag: Das Buchführungsrecht regelt seine Aufbewahrung, nicht seinen Beweiswert in einem Rechtsstreit. Bewahren Sie das Original auf. Der Ratgeber zur Erfassung von Kreditorenrechnungen beschreibt die gesamte Kette, vom Belegeingang bis zur Buchung.

Revisionssicher archivieren: die Anforderungen der GeBüV

Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV, SR 221.431) konkretisiert Art. 958f OR. Auf einem veränderbaren Informationsträger, also auf fast jedem IT-Speicher (Festplatten, SSD, Bänder: Art. 9 Abs. 2), verlangt die elektronische Archivierung ein Verfahren, das die Integrität gewährleistet (zum Beispiel digitale Signaturverfahren), einen unverfälschbaren Nachweis des Speicherzeitpunkts (zum Beispiel einen Zeitstempel), die Einhaltung der für das Verfahren geltenden Vorschriften sowie dokumentierte Abläufe mit ihren Protokollen (Art. 9 Abs. 1 Bst. b). Ein einfacher freigegebener Ordner genügt dafür nicht.

Was Softwareanbieter als «revisionssichere» Archivierung bezeichnen, lässt sich Artikel für Artikel prüfen, mit je einer Frage an Ihren Anbieter.

Zwei Antworten zählen mehr als die anderen: wie Sie das Archiv herausbekommen, wenn Sie den Anbieter verlassen (Art. 10), und wie Sie nachweisen, wer was eingesehen hat (Art. 8).

MWST: 10 Jahre, 20 Jahre für Immobilien, nicht 26

Für die MWST sind Geschäftsbücher und Belege «bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung» aufzubewahren (Art. 70 Abs. 2 MWSTG), also zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode, in der die Steuerforderung entstanden ist (Art. 42 Abs. 6 MWSTG). Die Frist des OR bleibt vorbehalten: Weichen die beiden Daten voneinander ab, gilt das spätere.

Unterlagen, die für die Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs bei Immobilien benötigt werden, sind 20 Jahre aufzubewahren (Art. 70 Abs. 3 MWSTG). Die ESTV präzisiert, dass sich diese Frist verlängert, wenn die absolute Verjährung noch nicht eingetreten ist.

Warum nicht 26 Jahre?

Die Zahl von 26 Jahren steht weder im geltenden MWSTG noch im früheren Mehrwertsteuergesetz, die beide 20 Jahre für Immobilien vorsahen. Sie kursiert bei manchen Beratern als Sicherheitsmarge. Wenn Sie sie übernehmen, halten Sie sie als interne Entscheidung fest, nicht als gesetzliche Pflicht.

Braucht es eine qualifizierte elektronische Signatur?

Nein. Die ESTV sieht keine Notwendigkeit, bei der MWST qualifizierte Signaturen zu verlangen. Geregelte elektronische Signaturen und Siegel (Art. 2 Bst. c und d ZertES) hält sie für besonders geeignet, um Herkunft und Integrität eines Dokuments nachzuweisen; andernfalls gilt der Grundsatz der freien Beweiswürdigung (Art. 81 Abs. 3 MWSTG). Siehe den Ratgeber zur elektronischen Signatur.

Wo das Archiv liegen darf: Das DSG verlangt nicht die Schweiz

Das DSG in seiner seit dem 1. September 2023 geltenden Fassung verpflichtet nicht dazu, ein Archiv in der Schweiz zu hosten. Es regelt die Auftragsbearbeitung und die Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland, und Buchungsbelege enthalten oft solche Daten: Namen, Löhne, Bankverbindungen.

• Auftragsbearbeitung (Art. 9): Ein Vertrag (oder das Gesetz) regelt den Auftrag; Sie vergewissern sich, dass der Auftragsbearbeiter die Datensicherheit gewährleistet; er darf die Bearbeitung nur mit Ihrer vorgängigen Genehmigung an Dritte übertragen.
• Ausland (Art. 16 und 17): Die Bekanntgabe ist in Staaten zulässig, deren angemessenen Datenschutz der Bundesrat festgestellt hat (namentlich EU, EWR und Vereinigtes Königreich; die USA nur für Organisationen, die unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind). Anderswo braucht es Garantien, etwa Standarddatenschutzklauseln, oder eine Ausnahme.
• Strafe (Art. 61): Busse bis zu 250 000 Franken, auf Antrag, für private Personen, die diese Regeln vorsätzlich verletzen. Sie trifft natürliche Personen, nicht das Unternehmen.

Ein Hosting in der Schweiz ist dennoch oft begründet: durch ein Berufsgeheimnis, einen Kundenvertrag oder den Wunsch, nicht jede Übermittlung einzeln prüfen zu müssen. Fragen Sie, wo sich die Daten und die Sicherungskopien befinden, und verlangen Sie die namentliche Liste der Unterauftragsbearbeiter. Die Seite Souveränität beschreibt dies für Dossivio.

Checkliste: ein konformes Buchhaltungsarchiv in zehn Punkten

1. Bestimmen Sie Ihre Buchführungspflicht: vollständige Buchführung oder Buchführung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage (Art. 957 OR).
2. Ordnen Sie jeden Beleg einem Geschäftsjahr zu, Mandant für Mandant.
3. Berechnen Sie das Vernichtungsdatum: Ende des Geschäftsjahres plus 10 Jahre; für die MWST Ende der Steuerperiode plus 10 Jahre; 20 Jahre für Immobilien.
4. Bewahren Sie Geschäftsbericht und Revisionsbericht schriftlich und unterzeichnet auf.
5. Verfassen Sie Ihre Arbeitsanweisungen: wer empfängt, scannt, freigibt und archiviert, mit welcher Software (Art. 4 GeBüV).
6. Wählen Sie einen unveränderbaren Informationsträger oder ein System, das die Integrität gewährleistet und jede Speicherung mit einem Zeitstempel versieht (Art. 9 GeBüV).
7. Protokollieren Sie Einsichten und Zugriffe, und bewahren Sie dieses Protokoll so lange auf wie die Belege (Art. 8 GeBüV).
8. Vernichten Sie ein Papieroriginal erst nach einem vollständigen Scan, der im Archiv abgelegt ist.
9. Prüfen Sie regelmässig die Integrität, und protokollieren Sie jede Datenmigration (Art. 10 GeBüV).
10. Schliessen Sie einen Auftragsbearbeitungsvertrag ab, der Speicherorte, Sicherungskopien und Unterauftragsbearbeiter nennt (Art. 9 DSG).

Ein Test deckt fast alles ab: alle Belege eines abgeschlossenen Geschäftsjahres lesbar herausgeben, mit dem Protokoll ihrer Zugriffe. Ist das mühsam, fangen Sie dort an.

Was Dossivio für Ihre Belege tut

Dossivio Erfassung empfängt Belege per E-Mail, Portal, Foto oder Scan, ordnet sie dem richtigen Kunden und Geschäftsjahr zu und bereitet die Buchung für Ihre Buchhaltungssoftware vor. Diese Zuordnung legt auch das Ende der Aufbewahrungsfrist fest.

Jeder verarbeitete Beleg wird mit seinem Protokoll archiviert: Eingang, Freigaben (wer, wann, auf welcher Version des Dokuments), Korrekturen am Vorschlag des Systems. Hosting, Sicherungskopien und Protokolle liegen in der Schweiz, bei im Vertrag genannten Anbietern.

Dossivio stellt keine «GeBüV-Zertifizierung» aus: Die Konformität hängt davon ab, wie Ihre gesamte Buchhaltung geführt und aufbewahrt wird. Dossivio ersetzt auch nicht Ihr massgebliches Archiv; am Ende der Zusammenarbeit erhalten Sie das Protokoll der Vorgänge in einem verwertbaren Format (siehe Kontrolle behalten). Stellen Sie uns die Fragen aus der Tabelle oben: Die Antworten stehen im Vertrag.