Eingangsrechnungen automatisieren: die Belegerfassung in der Schweiz

Eingangsrechnungen automatisieren: Was gehört dazu?

Eingangsrechnungen automatisieren heisst, jede Rechnung ohne erneutes Abtippen vom Eingang bis zur Archivierung zu führen, wobei eine Person die Entscheide behält. Die Kette umfasst sieben Schritte; die OCR deckt nur einen davon ab, das Auslesen.

Kreditorenbuchhaltung

Die Verwaltung der erhaltenen Rechnungen, von der Erfassung bis zur Zahlung; auch Lieferantenbuchhaltung genannt.

Kreditorenworkflow

Der Ablauf, der eine erfasste Rechnung vor der Zahlung einer oder mehreren berechtigten Personen zur Freigabe vorlegt (Rechnungsfreigabe).

Belegerfassung

Der Schritt vom Papier zur Datei, danach das Auslesen der Daten; man spricht auch von der Digitalisierung der Eingangsrechnungen.

QR-Rechnung oder OCR: Was auf der Rechnung noch auszulesen bleibt

Die QR-Rechnung macht die OCR für den Grossteil der Zahlungsdaten überflüssig. Ihr Code enthält maschinenlesbare Daten, die ein Lesegerät oder eine App unverändert decodiert:

• Konto: IBAN oder QR-IBAN (Instituts-Identifikation von 30000 bis 31999), die Zahlungen mit QR-Referenz vorbehalten ist;
• Betrag und Währung: CHF oder EUR;
• Referenz: QR-Referenz mit 27 Ziffern, davon eine Prüfziffer, Creditor Reference beginnend mit RF, oder keine;
• Adressen: seit dem 22. November 2025 nur noch strukturiert;
• Rechnungsinformationen, fakultativ: Die Syntax //S1/ kann Rechnungsnummer, Datum, UID-Nummer und die Aufschlüsselung der MWST enthalten.

Noch auszulesen bleiben:

• die Positionen und die Aufteilung auf die MWST-Sätze, wenn der Rechnungssteller die Rechnungsinformationen nicht ausgefüllt hat;
• ausländische Rechnungen: Die QR-Rechnung ist der Schweizer und liechtensteinische Standard, und ein deutscher oder französischer Lieferant schickt in der Regel ein PDF ohne Schweizer QR-Code;
• PDF ohne QR-Code: Quittungen, Spesenbelege, Gutschriften, bereits per Karte bezahlte Rechnungen;
• Papier, das zuerst zu digitalisieren ist.

Um einen erhaltenen Code zu testen, nutzen Sie unser Werkzeug QR-Rechnung prüfen.

Was leisten Schweizer Buchhaltungsprogramme bei der Belegerfassung bereits?

Die meisten Schweizer Buchhaltungsprogramme lesen den QR-Code bereits; weniger lesen auch Rechnungen ohne QR-Code, oft mit einem Kontingent. Hier das, was die Anbieter am 27. September 2026 veröffentlichen.

Über das Kontingent hinaus werden die Daten laut bexio von Hand erfasst, ausser bei einem Wechsel ins höhere Paket. Die Details je Tool, mit den spezialisierten Tools und dem angegebenen Hosting, finden Sie in unserem Software-Vergleich zur Belegerfassung.

Kontrollen und Kreditorenworkflow: Was ist vor der Zahlung zu prüfen?

Sinnvolle Kontrollen verhindern eine Fehlzahlung: Dublette, geänderte IBAN, unvollständige MWST, Betrag über dem Schwellenwert. Sie werden einmal eingerichtet und dann auf jede Rechnung angewendet.

Die IBAN-Änderung verdient die strengste Regel: Eine Nachricht kann einen echten Lieferanten imitieren und ein neues Konto ankündigen. Nur ein Anruf an eine bereits bekannte Nummer, nicht an jene aus der Nachricht, bestätigt die Änderung. Unser Werkzeug IBAN prüfen zeigt die Bank und den BIC eines Kontos an.

Den elektronischen Beleg aufbewahren: Was verlangen OR und GeBüV?

Eine digitalisierte Rechnung bleibt ein Buchungsbeleg, wenn ihre Aufbewahrung dem Obligationenrecht und der GeBüV (SR 221.431) entspricht. Das OR definiert den Buchungsbeleg als jede Aufzeichnung auf Papier oder in elektronischer Form, mit der sich der Geschäftsvorfall überprüfen lässt (Art. 957a Abs. 3 OR).

• Dauer: zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres, nicht ab dem Rechnungsdatum (Art. 958f Abs. 1 OR).
• Verknüpfung und Lesbarkeit: elektronischer Datenträger zulässig, wenn die Verbindung zum Geschäftsvorfall gewährleistet ist und die Daten jederzeit lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR).
• Integrität: Eine Änderung darf nicht unbemerkt bleiben (Art. 3 GeBüV).
• Veränderbarer Datenträger (Festplatte, SSD, Magnetband): zulässig mit einem Verfahren, das die Integrität gewährleistet, etwa einer elektronischen Signatur, einem fälschungssicheren Zeitstempel, festgehaltenen Abläufen und aufbewahrten Protokollen (Art. 9 GeBüV).
• Zugriff: Einsichtnahmen und Zugriffe protokolliert, Protokolle so lange aufbewahrt wie die Datenträger (Art. 8 GeBüV).
• Dokumentation: Organisation, Zuständigkeiten und Abläufe in Arbeitsanweisungen beschrieben (Art. 4 GeBüV).

Für die MWST gelten dieselben Regeln: Art. 122 MWSTV verweist auf OR und GeBüV, und die ESTV verlangt keine qualifizierte elektronische Signatur. Die Fristen im Detail finden Sie in unserem Ratgeber zur Aufbewahrungspflicht.

Wie beziffern Sie den Nutzen der automatischen Belegerfassung selbst?

Der Nutzen wird mit Ihren Volumen, Ihren Zeiten und Ihrem Stundensatz berechnet, nicht mit einem Marktdurchschnitt. Drei Messungen genügen:

1. Zählen Sie die Belege eines gewöhnlichen Monats nach Art: QR-Rechnungen, PDF ohne QR-Code, Papier, ausländische Rechnungen. Im Treuhandbüro: Anzahl Dossiers × durchschnittliche Belege pro Dossier.
2. Stoppen Sie die Zeit für eine repräsentative Serie, vom Eingang der Rechnung bis zur freigegebenen Buchung, in Minuten je Art.
3. Nehmen Sie den vollen Stundensatz der erfassenden Person: Lohn, Sozialabgaben, Arbeitsplatz.

Wenden Sie dann drei Formeln an:

• Monatlicher Bruttonutzen = Belege pro Monat × eingesparte Minuten pro Beleg ÷ 60 × Stundensatz.
• Nettonutzen = Bruttonutzen, abzüglich der monatlichen Kosten des Tools, abzüglich der Stunden für Ausnahmen × Stundensatz.
• Break-even-Volumen = monatliche Kosten des Tools × 60 ÷ (eingesparte Minuten pro Beleg × Stundensatz).

Die eingesparten Minuten sind nicht die heutigen Erfassungsminuten: Es bleiben eine Kontrolle pro Rechnung und die Ausnahmen. Messen Sie sie nach einem Testmonat, statt sie zu schätzen.

Ab welchem Volumen lohnt es sich?

Solange Ihre Belege ohne QR-Code unter dem Kontingent Ihrer Buchhaltungssoftware bleiben, ist das integrierte Tool, oft im Paket enthalten, die einfachste Lösung: Beginnen Sie damit. Die Frage stellt sich über dem Kontingent (50 Extraktionen pro Monat in bexio Advanced), wenn sich mehrere Kanäle oder mehrere Gesellschaften vermischen oder wenn die Zeit weniger ins Abtippen fliesst als in Nachfragen und Kontrollen.

Die Kreditorenbuchhaltung automatisieren: ein Plan in sechs Schritten

Beginnen Sie mit einem messbaren Ablauf und erweitern Sie danach den Umfang.

1. Erfassen Sie die Eingangskanäle (E-Mail-Adressen, Post, Portale, eBill im E-Banking) und die Volumen je Art über einen Monat.
2. Bereinigen Sie die Lieferantenstammdaten: geprüfte IBAN, UID-Nummern, Standard-Aufwandkonto und MWST-Code. Die Automatisierung übernimmt die Fehler dieser Daten.
3. Halten Sie die Freigaberegeln schriftlich fest: wer was freigibt, ab welchem Betrag, wer wen bei Abwesenheit vertritt.
4. Beginnen Sie mit den QR-Rechnungen, deren Zahlungsdaten bereits strukturiert sind, und erweitern Sie dann auf PDF ohne QR-Code.
5. Dokumentieren Sie den Ablauf in einer Arbeitsanweisung, wie es Art. 4 GeBüV verlangt, einschliesslich der Behandlung von Ausnahmen.
6. Messen Sie erneut nach einem vollen Monat: Zeit pro Beleg, Anteil der Ausnahmen, gesperrte Dubletten und IBAN. Passen Sie die Schwellenwerte an, bevor Sie erweitern.

Wo setzt Dossivio Erfassung an?

Dossivio Erfassung übernimmt den Teil der Kette, den Buchhaltungsprogramme am wenigsten abdecken: alle Belege zusammenführen, prüfen und fehlende nachfordern. Die Rechnungen kommen per E-Mail, Portal oder Scan; jede wird dem richtigen Dossier zugeordnet, ihre Daten werden ausgelesen und die Buchung wird für Ihre Buchhaltungssoftware vorbereitet.

• Dubletten und IBAN-Änderungen vor der Buchung gemeldet.
• Fehlende Belege nachgefordert, mit dem Stand der erwarteten Belege je Kunde.
• Freigabe durch eine berechtigte Person vor jedem Versand und jeder Zahlung.
• In der Schweiz gehostete Daten.

Dossivio Erfassung kostet ab CHF 149 pro Monat bis 30 Dossiers, CHF 390 bis 100 und CHF 890 bis 300, exklusive Steuern. Die Prozessanalyse zum Festpreis von CHF 3 500 misst Ihre heutige Kette und sagt, ob Ihre Buchhaltungssoftware genügt. Siehe Dossivio Erfassung und die Anbindung an bexio.